A Képviselő-testületi ülések következő évi munkatervét év végén, általában decemberben a jegyzői iroda készíti el.

A munkaterv tartalmazza az ülések napirendjét, és az egyes feladatokhoz tartozó felelősöket.

A Polgármesteri Hivatalban hétfőnként tartanak vezetői megbeszélést, amelyen jelen vannak a jegyző, a polgármester és a szervezeti egységek vezetői, azonban az építési osztály és gyámhivatal vezetője havonta csak egy alkalommal vesz részt. 

Ez a megbeszélés generálja a Képviselő-testületi ülés megtartásához szükséges feladatokat. A megbeszélés témája az elmúlt hét és a következő időszak feladatai. Ezen kívül egyeztetése kerülnek azok az előterjesztések, amelyek nem szerepelnek a munkatervben.

A megbeszélésekről a Jegyzői Iroda emlékeztetőt készít. Az emlékeztető alapján az ügyintéző elkészít egy kimutatást, amely tartalmazza a feladatokat, azok a felelősét, azt, hogy az adott ügyet mely bizottság tárgyalja, és a határidőt az előterjesztés leadására.

A Jegyzői Iroda megküldi minden érintettnek a vezetői megbeszélés alapján készült feladat listát.

A kiküldés papír alapon és elektronikus formában történik.

A feladat lista tartalmazza az előterjesztések leadására vonatkozó határidőket, az irodavezetőknek eddig kell a Jegyzői iroda részére leadni az elkészült anyagokat.

Az előterjesztések az iktató rendszerben iktatásra kerülnek az aljegyző által.

Az Jegyzői Iroda végzi az előterjesztések jogszabályi megfelelőségének ellenőrzését, és javítását, illetve bekérik a még hiányzó anyagokat az előterjesztőtől.

Az előterjesztések kiküldése a bizottsági tagok részére a Jegyzői Iroda feladata.

Az előterjesztésekkel együtt a meghívók és a napirend is kiküldésre kerülnek.

A kiküldés határideje a bizottsági ülést megelőző hét szerdája.

A Képviselőtestületben az alábbi bizottságok működnek:

Pénzügyi,

Jogi és ügyrendi,

Egészségügyi és szociálpolitikai,

Oktatási, művelődési, ifjúsági és sport,

Környezetvédelmi,

Városüzemeltetési és városfejlesztési Bizottság.

A Bizottsági ülések a Képviselő-testületi üléseket megelező héten esedékesek, hétfőtől hétfőig folyamatosan üléseznek a bizottságok.

A jegyzői iroda feladata a Bizottsági ülések meghívóinak és napirendjének kiküldése.

A Jegyzői iroda dönti el illetve tesz javasaltot arra vonatkozóan, hogy a napirendi pontokat mely bizottság tárgylja.

A bizottsági üléseken azonban a Jegyzői iroda munkatársai nem vesznek részt, a jegyzőkönyveket a bizottságot szakmailag ellenőrző iroda készíti el.

A bizottság véleményez, javaslatot tesz, támogat / nem támogat, vagy módosító indítványt fogalmaz meg.

A bizottsági üléseken született javaslatokat a bizottságoknak határozat formájában kell megfogalmazniuk. Ezek a határozati javaslatok kerülnek a Képviselő-testületi ülés elé.

Amennyiben rendeletet érintő igény merül fel az üléseken, az csak a Jogi Bizottság jóváhagyásával kerülhet a Képviselő testület elé.

Képviselő testületi ülések minden hónap utolsó szerdáján kerülnek megtartásra, kivéve a július és augusztus hónapokat.

A jegyzői iroda feladata a testületi ülés anyagának és a meghívók kiküldése a testülei tagok részére.

A testülei ülés anyagát elektronikusan, emailben küldik ki, 2 kivétellel, ők papír alapon kapják meg és a hivatalsegéd viszi el személyesen.

A testületi ülést megelőzően a Jegyzői iroda listát készít a lejárt hatráidejű határozatokról a polgármester részére.

A testületi ülés előtt előfordulhat sűrgősségi indítvány, ezt napirenden kívül terjesztik az ülés elé, és a szakmai bizottság képviselője szóban ismerteti a tartalmát, mert a feldolgozásra  a Jegyzői irodának a rövid határidő miatt már nincs lehetősége.

Testületi ülések menetének törvényességi szempontból történő figyelemmel kísérése a Jegyzői iroda feladata.

A képviselő-testületi üléseken rendeletek illetve határozatok születnek, amelyek egységes szerkezetbe foglalása a Jegyzői iroda feladata.

Ennek során pontosítják a jegyzőkönyvet, megszövegezik a határozatokat és rendeleteket és a Complex Jogtár Önkormányzati Rendelet moduljába felrögzítik.

Az önkormányzati rendeletek karbantartása a Közadattár programban (országos szintű rendelet adatbázis) történik. Feltöltést követően továbbítják az Államigazgatási Hivatalnak egy fájlban, neki kell gondoskodnia arról, hogy megjelenjenek a központi rendszerben, és elérhetők legyenek mindenki számára.

A Jegyzői iroda feladata, hogy a végelgesített határozatokat és rendeleteket megküldje az érintetteknek (tisztségviselők, önkormányzati képviselők és szervezeti egységek vezetői), illetve hogy a hivatal adatbázisába (az intranetre) feltöltse.

Minden testületi ülést követően a Jegyzői iroda készít egy nyilvántartást arról, hogy milyen döntések születtek, ezek melyik irodát érintik, mi a feladat a döntéssel kapcsolatban, ki a felelős azok végrehajtásért, illetve mi a határideje a feladat teljesítésének.

A határidők betartását az iroda folyamatosan figyelemmel kíséri, a lejárt határidőkről értesíti az illetékes szervezeti egységet, lista formájában.