Az érkeztetett küldeményeket az ügykezelők átadják a jegyzőnek, és az iktató rendszerben csoportosan továbbítják szignálásra. A jegyző dönti el az iratról, hogy melyik szervezeti egységnek érkezett, (a jegyzőt az aljegyző helyettesíti) és rávezeti a szervezeti egység nevét az iratra.

Ezt követően a titkársági adminisztrátor feladata, hogy a leveleket szétválogassa szervezeti egységenként, a rendszerben kiszignálja illetve  fizikailag is továbbítsa a szervezeti egység vezetőjének.