A hivatalban érkeztetésre váró iratok lehetnek belső keletkezésű, az ügyfelek által személyesen leadott és posta útján érkező iratok.

A postával érkező leveleket minden reggel a hivatalsegéd hozza el a postáról, és viszi be a hivatalba. Ezeket a leveleket az iktató ügykezelője bontja fel.

A belső keletkezésű és ügyfél által személyesen leadott iratokat az ügyintézők a nap végén átadják a titkársági adminisztrátornak.

A felbontást az érkeztetés követi, ennek során a levélre érkeztető bélyegző és az aznapi dátum kerül. A titkársági adminisztrátor is érkezeteti a hozzá kerülő iratokat.

Ezután az ügykezelők az iktató rendszerben rögzítik az iratot, kitöltik a főbb adatokat, és a rendszer kiosztja a következő sorszámot, ezt az ügykezelők ráirják  a levélre.